Gemiddelde leestijd: 6 min.

Geplaatst op: 20/09/2020

10 tips voor efficiënt gebruik van Microsoft Teams

Sinds zijn lancering in 2017 is Microsoft Teams dé samenwerkingstool bij uitstek. De applicatie maakt samenwerken, vanop afstand of op kantoor, zoveel makkelijker. Teams biedt op één plek de mogelijkheid om te chatten, videobellen, bestanden te delen, samen te werken in hetzelfde document, en zo veel meer. 

Elke nieuwe digitale tool komt met zijn specifieke uitdagingen. Ook op Teams merken veel gebruikers dat bepaalde omgangsrichtlijnen, bepaald voor en door medewerkers, helpen om de applicatie zo efficiënt mogelijk te gebruiken.

Goede afspraken maken goede collega’s – ook op Teams

Microsoft Teams combineert op ingenieuze wijze de functionaliteiten van Skype for Business, OneDrive, SharePoint, Planner, OneNote en Stream. Bovendien integreren gebruikers ook eenvoudig andere tools (bijv. chatbots of Salesforce) om hun werk nog vlotter te laten verlopen.

Voor de meer dan 75 miljoen actieve gebruikers is Teams een verademing in vergelijking met vroegere manier van werken. Uiteraard vereist deze tool, net zoals andere digitale toepassingen, duidelijke richtlijnen om het gebruik optimaal te laten verlopen. Daarom is het aan te raden om als bedrijf een soort Teams-etiquette op te stellen, zodat medewerkers weten hoe, wanneer en waarom ze Teams gebruiken.

Onze Microsoft Teams-experten geven je alvast de tien beste tips om het gebruik van de tool snel te optimaliseren.

Teams-tip 1: kies voor de Teams-applicatie

Het lijkt alsof we met deze tip een open deur intrappen. Eigenlijk is het simpel: gebruik de Teams-applicatie om de beste ervaring te krijgen. De webversie is prima. Maar, wie gebruik wil maken van de meeste mogelijkheden en functionaliteiten, kiest toch best voor de desktopapplicatie. 

Teams-tip 2: klik op die ‘like’-knop

De ‘like’-knop is een handige functionaliteit in Microsoft Teams waarmee je collega’s snel en informeel laat weten dat je hun post of bericht hebt gezien en begrepen. Met één klik op de knop vermijd je zo onnodige berichten en e-mails. Let op: misbruik van de knop raden we absoluut af.

Teams-tip 3: behoud overzicht en structuur

Zoals alle digitale toepassingen stuurt Teams ook de nodige notificaties en meldingen. Om te voorkomen dat je het overzicht verliest, raden we je aan om je meldingen aan je eigen behoeften aan te passen. Krijg je graag voor elke post een geluid, banner en rode notificatie? Of zet je liever alles uit? Dat is jouw keuze. Zorg er verder ook voor dat je enkel aan Teams-kanalen wordt toegevoegd die nuttig zijn voor jou en je werksituatie.

Teams-tip 4: trek aandacht met @

Wil je iemand rechtstreeks bereiken in Teams? Voeg dan het @-teken voor zijn of haar naam toe. Zo krijgt de persoon in kwestie een melding, en zal hij of zij jouw bericht sneller opmerken. Ook deze functie moet je niet misbruiken!

Teams-tip 5: stuur e-mails naar Teams

Wist je dat elk Teams-kanaal zijn eigen e-mailadres heeft? Alle e-mails die via een e-mailprogramma zoals Outlook toekomen, kan je in een handomdraai doorsturen naar het relevante kanaal. Zo staat alle belangrijke informatie op één centrale plaats, en kan de communicatie errond in het bijhorende Teams-kanaal plaatsvinden.

Teams-tip 6: hou het kort en bondig

Niemand leest graag ellenlange e-mails. Hetzelfde geldt voor berichten en posts op Microsoft Teams. Hou je communicatie op het platform daarom bondig. Toch een langere boodschap te verkondigen? Gebruik alinea’s in je bericht, plan een videogesprek in of upload een Word- of pdf-bestand.

Teams-tip 7: let op met uploaden

Laad je een bestand op via het tabblad Bestanden in een kanaal, dan wordt de file in kwestie opgeslagen in SharePoint. Deel je een bestand in een chatgesprek met collega’s, dan krijgen je gesprekspartners toegang tot het bestand, en wordt het automatisch opgeslagen in je eigen OneDrive.

Teams-tip 8: hou statussen in de gaten

Is je collega beschikbaar? Geeft zijn of haar status aan dat ze niet gestoord mogen worden? Geniet je manager van enkele vrije dagen? Dankzij de Teams-beschikbaarheidsstatus zie je in één oogopslag of je met een collega kan chatten of bellen. Uiteraard handig als je vanop afstand werkt, of elkaar niet vaak fysiek tegenkomt op kantoor.

Teams-tip 9: kies voor video

Laten de omstandigheden én je internetverbinding het toe? Kies dan voor een videogesprek! Je gesprekpartner zien is aangenamer, zeker als je regelmatig vanop afstand communiceert. Hapert je internetverbinding wel eens? Dan bel je beter zonder beeld. Slechte verbinding veroorzaakt immers afleiding en tijdverlies.

Teams-tip 10: Gebruik het uitroepteken in geval van nood 

Heb je iemand echt dringend nodig, dan klik je op het uitroepteken in de tekstwerkbalk en duid je de bel aan. Zo ontvangt je gesprekspartner gedurende de volgende twintig minuten elke twee minuten een melding, totdat hij of zij het bericht heeft gelezen. Gebruik deze functionaliteit alleen als het echt nodig is!

Meer weten over efficiënt gebruik van Microsoft-Teams?

CONTACTEER ONS

Deze website gebruikt cookies om jou de beste website-ervaring te bieden