Gemiddelde leestijd: 4 min.

Geplaatst op: 22/02/2021

5 situaties en tips om te heersen over je Office 365 versiebeheer

We hebben het allemaal al wel eens meegemaakt: een belangrijk document bewerken en dan plots: poef! Er loopt iets mis. De computer begeeft het of je sluit verstrooid het venster waarin je aan het werken was. Wie de laatste jaren de stap zette naar OneDrive for Business, Microsoft Teams of Microsoft SharePoint ligt doorgaans niet meer echt wakker van die nachtmerrie. De programma’s passen immers automatisch versiebeheer toe. Om de zoveel tijd wordt een versie van je document als back-up opgeslagen.

Heel erg handig, maar toch raden we je aan om bewust te blijven omgaan met versiebeheer. Denk maar aan volgende scenario’s:

Office 365 versiebeheer – Scenario 1: ‘De b-versie’

Je bent een PowerPointpresentatie aan het maken om een klant of een manager over de streep te krijgen. Alleen ben je er nog niet helemaal uit welke sleutelargumenten je het meest in de verf zal zetten. Je wil daarom graag twee verschillende versies van je presentatie aftoetsen met een collega.

Tijdens het opmaken van je zogezegde b-versie is je creatieve brein volop aan het werk. Dat leidt tot heel wat knip, plak- en schuifwerk. Voor je het goed en wel beseft blijft er niet meer veel van je originele versie over. Bespaar jezelf frustratie en tijdverlies. Sla je document op onder een andere naam, zodra je je tweede versie begint uit te werken. Zo raak je niets kwijt.

Office 365 versiebeheer – Scenario 2: ‘De besluiteloze bui’

Je werkt aan een offerte op Microsoft Word. Het bestand is opgeslagen in OneDrive, Teams of SharePoint. Je formuleert elke zin zo duidelijk en kleurrijk mogelijk. Na een tijdje begin je te twijfelen of je offertetekst een kwartiertje geleden misschien toch niet ietsje duidelijker was…

Reken dan op het Office 365 versiebeheer. Je veranderingen worden automatisch bijgehouden. Je kan dus op elk tijdstip een oudere versie van het bestand weer oproepen. Je hebt zelfs de mogelijkheid om de twee versies naast elkaar weer te geven met aanduiding van de verschillen.

Office 365 versiebeheer – Scenario 3: ‘Hands-off!’

Op een andere dag (wij gokken een woensdag) ben je niet besluiteloos maar net héél erg zeker van je stuk. Je hebt de perfecte versie van een document geschreven. Nu wil je natuurlijk vermijden dat jij zelf of een collega morgen of overmorgen door een rare hersenkronkel nog snel iets aanpast.

Ga dan even langs het menu Bestand, klik daar op Info en dan Document beveiligen en selecteer vervolgens de optie Altijd openen als Alleen-lezen.

Office 365 versiebeheer – Scenario 4: ‘Veilig filteren’

Een dagje later ben je aan het werk in een Excel-bestand (‘polyvalent’ heet dat!). Je wil gebruik maken van de Excel filter- en sorteerfuncties. Zo krijg je een duidelijk overzicht van enkel de gegevens die voor jou relevant zijn. Je collega moet echter tegelijkertijd nog wat aanvullingen doen aan de gegevenslijst. Moeten jullie nu elk in een verschillende versie van het bestand aan het werk?

Het antwoord luidt: nee. Er komt geen concreet versiebeheer aan te pas. Office 365 heeft een eenvoudigere oplossing. Schakel gewoon even de optie Bladweergave aan. Die vind je terug onder het tabblad Beeld. Zo kan jij lustig filteren zonder dat het invloed heeft op je collega.

Office 365 versiebeheer – Scenario 5: ‘First come, first serve’

Door met teamleden samen te werken in éénzelfde document voorkom je dat er tientallen versies ontstaan. Zo vermijd je op termijn door de bomen het bos niet meer te zien. Er zijn echter momenten dat je even alleen moet kunnen focussen op jouw bijdrage in een document zonder dat je collega’s live andere aanpassingen in het document doorvoeren.

Daarvoor bestaan in het versiebeheer van SharePoint de handige in- en uitcheck opties. Die activeer je via de Bibliotheek-instellingen, waarin je de versiebeheer-opties aanpast. Wie eerst incheckt op het document mag aan de slag. Je past dus als het ware het ‘first come, first serve’-principe toe. Wees natuurlijk collegiaal en maak duidelijke afspraken met elkaar.

Hoe verloopt het Office 365 versiebeheer bij jouw organisatie? Loopt je team vaak tegen Office 365 vragen aan maar heb je niet de mogelijkheid om de workflow te onderbreken met trainingssessies?  

Dan is ons OASE-platform dé oplossing! 

Contacteer ons vandaag nog voor meer informatie!

Deze website gebruikt cookies om jou de beste website-ervaring te bieden