Gemiddelde leestijd: 10 min.

Geplaatst op: 12/05/2021

Do’s en don’ts in Microsoft Teams

Het maakt niet uit hoe jij of je organisatie Microsoft Teams implementeert in de dagelijkse workflow. Wat telt is de dingen juist aan te pakken bij de adoptie van deze Office 365-tool. Sommigen zouden misschien beweren dat er geen verkeerde manier is om Microsoft Teams te gebruiken en dat het gewoon afhangt van waarvoor je het gebruikt. Hoewel het klopt dat de manier waarop organisaties deze fantastische applicatie inzetten varieert, willen we toch aandringen op een aantal nuttige do's en don'ts die altijd relevant zijn.

Tips voor efficiëntere meetings (3 do’s)

1.
Netwerkproblemen tijdens een Microsoft Teams vergadering (of welke online vergadering dan ook) zijn simpelweg frustrerend. Bij thuiswerk komt het vaak voor omdat de privé-internetverbinding van de meeste mensen niet zo krachtig is als die op kantoor. Is het weer zo'n dagje? De sleutel is om de belasting van je internetverbinding op elke mogelijke manier te minimaliseren. Probeer het volgende eens:

  • Schakel je webcam en alle inkomende video uit.
  • Als je een PowerPoint presentatie bespreekt, deel dan eens het bestand te delen in plaats van je scherm.
  • Als niets helpt, probeer dan verbinding te maken via je telefoon

2.
Vergaderingen houden is één ding. Nuttige lessen trekken uit die vergaderingen is iets anders. De sleutel tot succes is de kwaliteit van de notities die worden genomen. Als je de kwaliteit van de notities wil verbeteren, betrek je best iedereen samen in het proces. Er zijn twee heel eenvoudige manieren om dat te doen, dankzij Microsoft Teams:

  • Maak een wiki-pagina met notities rechtstreeks vanuit de vergadering. Klik op de drie puntjes en dan op de optie 'Vergadernotities'. Het zal een wiki-pagina genereren in het Teams-kanaal.
  • Als iedereen in de vergadering lid is van hetzelfde Team of kanaal kun je ook een OneNote notitieblok (toegankelijk voor iedereen) in het kanaal aanmaken voor je de vergadering start. Wanneer de vergadering begonnen is, nodig je gewoon iedereen uit om dat notitieblok te openen. Of laat één persoon notities nemen terwijl hij of zij zijn of haar scherm delen. Zo kunnen deelnemers aan de meeting rechtstreeks valideren wat er wordt opgeschreven.

3.
Een onschuldige valkuil van online vergaderingen is dat twee of meer mensen over elkaar heen beginnen praten. Door de voice call latency is het voor iedereen wat moeilijker om te anticiperen op de eigen beurt om te spreken. Onze aanbeveling: haal de angel meteen uit de situatie wanneer dit gebeurt. Voer een simpele oplossing in, zoals schaar-steen-papier. De winnaar mag blijven praten en iedereen spreekt af om de ander onmiddellijk daarna aan het woord te laten.

Tips voor efficiënte communicatie in Teams kanalen (1 do, 2 don’ts)

1.
Een van de grote voordelen van Teams-kanalen en de daarin verschijnende posts of threads is dat het iedereen een vrij duidelijk overzicht geeft van de verschillende gesprekken. Een ander voordeel is dat je specifieke mensen kunt taggen als je een reactie van ze wilt. Dankzij de Teams-notificaties weet je zeker dat ze je bericht zullen lezen. Soms heb je echter iets belangrijks te zeggen zonder dat je weet wie precies de juiste persoon is om te reageren. In dat geval kun je het kanaal of team taggen. Overdrijf hier niet in! Anders ondermijn je ongewild de waarde van die tag en zullen mensen er op de duur geen aandacht meer aan besteden. 

2.
Terugkomend op het feit dat posts in Teams-kanalen nuttig zijn als een overzicht van verschillende gesprekken door de geschiedenis van het kanaal heen... Als je nog meer duidelijkheid wil brengen, doe dan het volgende. Telkens wanneer je een nieuw onderwerp start waaruit wellicht een uitgebreide discussie zal voortvloeien, voeg dan een titel toe. Zo zal het gesprek later veel gemakkelijker terug te vinden zijn wanneer je door de posts in het kanaal bladert.

3.
Teams-kanalen zijn ook een goede plek om samen aan documenten te werken. Standaard heeft elk kanaal dat je aanmaakt een 'Bestanden'-tab. Hier kan je mappen en sub-mappen aanmaken en vervolgens alle bestanden uploaden die relevant zijn voor het kanaal. Vaak zal je in een post willen linken naar een specifiek bestand. Wanneer je dat doet, vermijd dan simpelweg de link te kopiëren in je bericht. De link die Teams genereert is immers altijd erg lang en dat kan de boodschap die je probeert over te brengen vertroebelen. Gebruik liever de 'link invoegen'-functie in de het tekstopmaak om de link toe te passen op een deel van je tekstbericht.

Tips voor efficiënt management van bestanden (1 do, 2 don’ts)

1.
We hebben het net gehad over het delen van links naar bestanden in een kanaal. Weet dat je rechtstreeks kan linken naar een bestand of naar een map waarin het bestand is opgeslagen. Dat kan handig zijn. Houd je bestands- en mappenbeheer echter zo eenvoudig mogelijk. Gebruik niet te veel sub-mappen in een kanaal en maak de mapnamen niet te lang. Als een URL van een bestand te lang is, kan dat synchronisatieproblemen veroorzaken.

2.
Als je vaak met bestanden in een Team werkt, overweeg dan die te synchroniseren op je computer. Je kan dit doen vanuit de onderliggende SharePoint-site. Gebruik Files on Demand in je OneDrive-instellingen om de impact op de hoeveelheid ruimte die dit inneemt op je computer te minimaliseren.

3.
Hernoem nooit een kanaal. Of doe dit op zijn minst slechts zeer uitzonderlijk en communiceer duidelijk met de leden van het kanaal. De onderliggende SharePoint map zal namelijk nog steeds de oude naam gebruiken. Dat kan verwarring veroorzaken voor mensen die de bestanden synchroniseren op de harde schijf van hun computer.

Tips voor efficiënt Team-beheer (2 do’s)

1.
Een essentieel aspect van het succesvol beheren van je Microsoft Teams governance is beseffen wanneer een Team en de bijbehorende kanalen niet langer van nut zijn. Als een Team niet meer actief is, archiveer het dan. Op die manier verschijnt het niet langer in je lijst van Teams en vermijd je rommel. Maak je geen zorgen, de gegevens gaan niet verloren. Het Team zelf wordt op alleen-lezen gezet en is terug te vinden onder het tandwielicoontje naast de knop 'Word lid van een team of maak een team aan' links onderaan.

2.
Wanneer je je realiseert dat een Team waar je lid van bent niet langer relevant voor je is (maar je bent niet de Team eigenaar), verlaat het Team dan gewoon. Een andere optie is om het team te verbergen, maar na een tijdje zal je lijst van verborgen Teams helemaal onoverzichtelijk worden. Wanneer het Team in kwestie je op een later tijdstip weer nodig heeft, kun je dan alsnog weer lid worden van het Team via de knop 'Word lid van een Team of maak een Team aan'.

Time management tips voor Teams (3 do’s)

1.
Wanneer je je moet concentreren, is het soms moeilijk om dat kleine rode genummerde bolletje op het Teams-pictogram in de taakbalk te negeren. We beseffen dat dit de oudste truc in het boek is over online werken, maar toch lijken mensen het te vergeten. Als je niet afgeleid wilt worden, zet je je status op ‘Niet storen’ (Do not disturb). Gedurende die tijd zullen er geen nieuwe meldingen verschijnen. Wanneer je je status weer wijzigt, ontvang je alles weer. Ben je bang dat je vergeet je status te wijzigen en daardoor belangrijke meldingen mist? Geen probleem. Teams geeft je de mogelijkheid om een duur in te stellen voor de statusperiode.

2.
Als je zoals de meeste mensen bent, begin je waarschijnlijk je dag in Teams door naar het tabblad met Activiteiten te gaan en het voor jou relevante nieuws te bekijken. Om dit zo efficiënt mogelijk te gebruiken, neem je best eerst eens even de tijd om je notificatie-instellingen door te nemen. Je kunt ze aanpassen om een balans te vinden waar jij je prettig bij voelt. Het doel van meldingen en een activiteiten-feed is immers niet om elke ochtend tijd te verliezen met het doornemen van items die uiteindelijk niet van belang zijn voor jou.

3.
Teams bevat een heleboel nuttige apps. Onze laatste 'do' van dit artikel is eenvoudig: Bekijk de Tasks by Planner en To Do app. Het is een van de meest interessante functionaliteiten die je helpt om beter dan ooit je tijd en je prioriteiten te beheren. Zoals de naam al aangeeft, groepeert de app de taken uit 'Planner' (Teams) en 'To Do' (Outlook) die voor jou relevant zijn. Het is ook de plek die jou een overzicht geeft van alle takenborden die zijn gekoppeld aan alle teams waarvan jij lid bent in Microsoft Teams.

We hopen dat je ten minste enkele van de tips zal oppikken om je dagelijkse digitale werkleven te verbeteren. Als je jouw digitale adoptie en die van je collega's een boost wil geven, overweeg dan zeker ons OASE-platform. Het laat je toe om te ontdekken hoe je zowat alles kan doen wat er in Microsoft 365 mogelijk is.

Nieuwsgierig? Neem nu contact op!

Deze website gebruikt cookies om jou de beste website-ervaring te bieden