Handige Office 365-hulpmiddelen voor vijf collega’s
Elk team heeft medewerkers met uiteenlopende kwaliteiten en specialiteiten. Dankzij Office 365 hebben ze toegang tot heel veel toepassingen. De meesten hiervan zijn doorgaans goed gekend. Maar maakt iedereen echt optimaal gebruik van de Office 365-hulpmiddelen? Office 365 heeft heel wat verrassende tools in petto, op maat van zowat elk type collega. Hieronder lichten we er kort vijf toe die je met elkaar kan delen.
Voor de collega die niet graag schrijft: dicteren met Outlook, OneNote en Word
Je hebt zo van die dagen: meetings, meetings… en nog eens meetings. Dat betekent ook héél veel notities nemen. Handgeschreven notities geraken verloren of blijken de volgende dag onleesbaar. Bovendien heeft natuurlijk niet iedereen het blind typen onder knie.
Daarom hebben verschillende Office 365-hulpmiddelen tegenwoordig een dicteerfunctie: zoals Word, Outlook en de Windows 10-versie van OneNote. Het proberen waard, toch?
Voor de onderzoekende collega: groepsformulieren in Microsoft Teams
Microsoft Forms is een geprezen Office 365-hulpmiddel om snel en efficiënt enquêtes op te stellen. Om de juiste vragen te bedenken is vaak de expertise van meerdere teamleden nodig. Maak er geen nachtmerrie van door tientallen versies heen en weer te sturen. Maak gebruik van Microsoft Teams.
Wanneer je een formulier aanmaakt in een Team, kan dat rechtstreeks bewerkt worden door alle leden. Je moet niet eens aparte rechten toekennen. Je kan je groepsformulieren trouwens ook vanuit de Forms app raadplegen.
Voor de collega op afstand: ‘Groepen’ in Outlook Online
Vele teams werken tegenwoordig vaker verspreid dan ooit tevoren. Sommige collega’s waren sowieso al veel op de baan. Denk maar aan de commercieel vertegenwoordigers. Zij hebben veel belangrijke input om te delen met de rest van het team.
Om die input te geven via de juiste kanalen volstaat het voor deze persoon om in Outlook Online het gedeelte ‘Personen’ te openen en onder de categorie ‘Groepen’ te gaan kijken waarvan hij of zij Eigenaar of Lid is. Als dat geen handig Office 365-hulpmiddel is!
Voor de presenterende collega: de presentatie-AI van Powerpoint online
Vroeg of laat is het weer zover: een belangrijke presentatie bij de klant die je team al zo lang wil binnenrijven. Alles staat op punt. De PowerPoint is geschreven. Nu moet de boodschap alleen nog overtuigend worden overgebracht.
Stel, je vertegenwoordiger die de presentatie zal geven wil die graag nog even oefenen, maar heeft geen testpubliek… Geen probleem! PowerPoint Online bevat een Presentatie-AI die daar bij helpt. Hoe werkt het? Je geeft gewoon je presentatie. De AI analyseert en jij optimaliseert onder meer je praatsnelheid en je gebruik van stopwoorden. Die klant is van jullie!
Voor de nauwkeurige collega: bestandsnamen wijzigen in OneDrive en Sharepoint
We hebben er allemaal wel eentje: een punctuele collega die er altijd over waakt dat bestanden netjes geordend en correct benoemd worden. En dat is maar goed ook! Gelukkig hoeft die waakzaamheid niet beperkt te blijven tot files die lokaal worden opgeslagen.
Ook op OneDrive of SharePoint Online is het super eenvoudig om alles te ordenen én om bestandsnamen te wijzigen: in één klik. Bovenaan het scherm klik je op de naam van het bestand. Dan verschijnt een extra venstertje waarin je de naam simpelweg aanpast.
Welk Office 365-hulpmiddel ga jij binnenkort zeker eens uittesten?
Laat het ons weten! Of misschien willen jij en je team zelf op ontdekking naar relevante en handige oplossingen binnen Office 365?
Dan stellen we jullie graag ons OASE-platform voor.