Gemiddelde leestijd: 7 min.

Geplaatst op: 03/05/2021

Van start met Microsoft Teams

Aan de slag gaan met Teams, laat staan het voor hele afdelingen in je organisatie op poten zetten, kan intimiderend lijken. Hoe lang zal het duren voordat mensen de functionaliteiten oppikken? Zal de aanpassing naar een nieuwe manier van werken kostbare tijd kosten? Zullen ze deze samenwerkingstool gebruiken zoals het hoort? Allemaal terechte vragen. Gelukkig zijn er genoeg positieve antwoorden die OASE voor haar leden in petto heeft.

Misschien is Teams ook voor jou helemaal nieuw? Laten we beginnen bij het begin. In dit artikel warmen we je op met een snelle blik op enkele handige basisfunctionaliteiten van Microsoft Teams.

De activiteitenlijst met notificaties

Wanneer je de Microsoft Teams-applicatie opent, is het eerste waar je misschien best eens je aandacht op vestigt de lijst van activiteiten. Die toont alles wat relevant is voor jou, ongeacht in welk team het werd gepost. Elke post waarin jij persoonlijk of een van de Teams waar je lid van bent werd genoemd, verschijnt hier. Je krijgt een melding wanneer een nieuwe activiteit aan de lijst wordt toegevoegd. Wil je liever niet gestoord worden door deze meldingen? Geen probleem.

Je kan kiezen om meldingen op heel wat verschillende manieren te ontvangen of je kan meldingen ook helemaal uitzetten. Kies verstandig. Open 'Meldingen' in de instellingen van je activiteiten feed. Hier kan je kiezen of je per e-mail wilt worden geïnformeerd over wat je hebt gemist toen Teams niet had open staan en hoe frequent je hier ook over wil worden geïnformeerd.

Voor de meldingen die je in de Teams-applicatie zelf ontvangt kun je kiezen of je wel of geen preview van de betreffende activiteit wil zien en of je wel of niet gewaarschuwd wil worden met een geluidje. Ook handig is het om te kiezen voor welke soort activiteiten je een notificatie wil ontvangen: voor alle activiteiten, alleen die waarin je genoemd wordt of iets daartussenin. Naast de activiteiten in Teams, kun je ook je meldingen instellen voor chatberichten, vergaderingen en zelfs voor specifieke mensen die je wat beter wil opvolgen. Dat kan handig zijn om bijvoorbeeld iemand bij te staan die nieuw is in je team.

Teams: what’s in the name?

Bij Microsoft Teams draait alles om het zo effectief mogelijk organiseren van de interne collaboratie en communicatie. Met andere woorden, het draait allemaal om samenwerken als... nou ja, teams.

Een overzicht van alle Teams waar je lid van bent, zie je in je tabblad 'Teams'. Aan de linkerkant van je scherm staat een lijst van de Teams en hun verschillende kanalen, terwijl in het midden van je scherm de inhoud van het geselecteerde Team te zien is. De inhoud die een kanaal visualiseert wanneer je erop klikt, zijn standaard de berichten of ‘posts’ waarrond de teamleden tot nu toe hebben gecommuniceerd. Een andere inhoudstab die standaard aanwezig is in elk Team heet 'Bestanden'. Je kunt andere tabbladen toevoegen als je wilt of als je die nodig hebt door op de '+' te klikken aan het einde van je tabblad-lijst. Teams zal een grote verscheidenheid aan opties voorstellen om uit te kiezen, inclusief maar niet beperkt tot alle Office 365-toepassingen. Je kan kunt zelfs websites toevoegen!

Als je lijst met Teams te uitgebreid wordt om overzicht te houden, kun je de Teams die niet langer relevant voor je zijn, laten staan of verbergen. Al je verborgen Teams worden gescheiden van je lijst en geplaatst onder de samengevouwen lijst met de naam 'Verborgen', onderaan je overzicht.

Het is handig om de lijst af en toe uit te klappen om alle Teams te zien die je verborgen hebt, vooral als je de notificatie voor je verborgen Teams hebt uitgezet. Zo blijf je op de hoogte van wat er speelt.

In tegenstelling tot de Teams die je besluit te verbergen, zul je merken dat bepaalde andere Teams-kanalen heel relevant voor je zijn omdat je ze meerdere keren per dag bezoekt. In dat geval is het handig om het kanaal vast te maken. Vastgemaakte kanalen verschijnen altijd bovenaan in de overzichtslijst.

 

Teams meetings organiseren

Op de meeste werkplekken houden teams om de zoveel tijd vergaderingen. In tijden van COVID-19 zijn Microsoft Teams-vergaderingen ongetwijfeld de meest voorkomende vorm ervan. De meeste mensen denken dat ze deze moeten opzetten met behulp van hun agenda in Outlook. Microsoft Teams maakt het opzetten echter een stuk eenvoudiger.

In zowel verborgen als zichtbare Teams, kan je een vergadering opzetten in een specifiek kanaal. Door dit te doen, nodig je automatisch iedereen uit die lid is van dat Team, wat je de tijd bespaart om ze allemaal individueel uit te nodigen.

Al je vergaderingen zijn zichtbaar in je Teams-agenda. De vergaderingen waarop je zelf nog moet reageren, worden getoond met een streepjespatroon aan de linkerkant. Als je op de vergadering klikt, zie je de details en kan je reageren zonder naar je Outlook te hoeven gaan. Als je de vergadering hebt aanvaard, verandert de gestreepte balk in een effen kleur, terwijl het verwerpen van de vergadering deze uit je agenda verwijdert, zodat deze geen plaats meer inneemt. Als de vergadering wordt geannuleerd, wordt de balk wit en worden de details doorstreept. Een geannuleerde vergadering wordt niet automatisch uit je agenda verwijderd, maar je kunt dit handmatig doen met twee eenvoudige klikken.

Tot zover deze kleine introductie. Experimenteer zeker met deze basisfunctionaliteiten van Teams. De kans is groot dat ze dagelijks van pas komen.

Heb je nog vragen? Of wil je een paar stappen verder gaan om het gebruik van Microsoft Teams te boosten in je team?
OASE biedt een hele matrix aan video's en tutorials. Bekijk ze zeker eens.

Nog geen lid? Neem vandaag nog contact en we krijgen het samen voor mekaar.

Deze website gebruikt cookies om jou de beste website-ervaring te bieden