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Veröffentlicht am 22/02/2021

5 Situationen und Tipps zur Beherrschung Ihrer Office 365 Versionsverwaltung

Allen, haben wir haben es schon erlebt: Sie bearbeiten ein wichtiges Dokument und plötzlich: Puff! Geht etwas schief. Der Computer stürzt ab oder in einer kurzen Sekunde der Unachtsamkeit schließt man das Fenster, in dem man gerade gearbeitet hat. Wer in den letzten Jahren den Schritt zu OneDrive for Business, Microsoft Teams oder Microsoft SharePoint gemacht hat, den lässt so ein Alptraum in der Regel nicht mehr los. Schließlich wenden die Programme automatisch eine Versionskontrolle an. Ab und zu, wird eine Version Ihres Dokuments als Backup gespeichert.

Sehr praktisch, aber wir empfehlen Ihnen trotzdem, sich der Versionskontrolle bewusst zu bleiben. Denken Sie nur an die folgenden Szenarien:

Versionierung in Office 365 - Szenario 1: 'Die b-Version'

Sie bereiten eine PowerPoint-Präsentation vor, um einen Kunden oder einen Manager zu überzeugen. Nur haben Sie noch nicht ganz herausgefunden, welche Schlüsselargumente Sie wirklich betonen werden. Deshalb möchten Sie mit einem Kollegen zwei verschiedene Versionen Ihrer Präsentation testen.

Ihr kreatives Gehirn arbeitet auf Hochtouren und erstellt Ihre sogenannte B-Version. Das führt zu einer Menge Ausschneiden, Einfügen und Verschieben. Ehe Sie sich versehen, ist von Ihrer ursprünglichen Version nicht mehr viel übrig. Sparen Sie sich Frust und Zeit. Speichern Sie Ihr Dokument unter einem anderen Namen ab, sobald Sie mit der Arbeit an Ihrer zweiten Version beginnen. Auf diese Weise verlieren Sie nichts.

Versionierung in Office 365 - Szenario 2: 'Eine unentschlossene Stimmung'

Sie arbeiten an einem Angebot in Microsoft Word. Die Datei ist in OneDrive, Teams oder SharePoint gespeichert. Sie formulieren jeden Satz so klar und farbig wie möglich. Nach einer Weile beginnen Sie zu zweifeln, ob Ihr Angebotstext vor 15 Minuten nicht noch etwas klarer hätte sein können....

Dann verlassen Sie sich auf die Versionskontrolle von Office 365. Ihre Änderungen werden automatisch nachverfolgt. So können Sie jederzeit eine ältere Version der Datei zurückrufen. Sie haben sogar die Möglichkeit, sich die beiden Versionen nebeneinander anzeigen zu lassen und auf die Unterschiede hinzuweisen.

Versionierung in Office 365 - Szenario 3: 'Hands-off!'

An einem anderen Tag (wir tippen auf einen Mittwoch) sind Sie nicht unentschlossen. Im Gegenteil, Sie sind sehr zuversichtlich, was Ihre Arbeit angeht. Sie haben gerade die perfekte Version eines Dokuments geschrieben. Jetzt wollen Sie natürlich vermeiden, dass Sie oder ein Kollege morgen oder übermorgen aufgrund eines seltsamen Hirnwindes noch schnell etwas ändert. 

Gehen Sie in das Menü Datei, klicken Sie auf Info und dann auf Dokument schützen und wählen Sie die Option Immer als schreibgeschützt öffnen.

Versionierung in Office 365 - Szenario 4: 'Sicheres Filtern'

Eines Tages arbeiten Sie in einer Excel-Date (ja, Sie sind ein Tausendsassa). Sie wollen die Filter- und Sortierfunktionen von Excel nutzen. So erhalten Sie einen klaren Überblick über nur die Daten, die für Sie relevant sind. Ihr Kollege muss aber gleichzeitig einige Ergänzungen in der Datenliste vornehmen. Müssen Sie nun jeder in einer anderen Version der Datei arbeiten?

Die Antwort lautet: Nein. Es handelt sich nicht um eine konkrete Versionskontrolle. Office 365 hat eine einfachere Lösung. Schalten Sie einfach kurz die Option Blattansicht ein. Sie finden sie unter der Registerkarte Ansicht. So können Sie filtern, ohne dass Ihr Kollege davon betroffen ist.

Versionierung in Office 365 - Szenario 5: 'Wer zuerst kommt, mahlt zuerst'

Indem Sie mit Teammitgliedern an einem Dokument zusammenarbeiten, vermeiden Sie die Erstellung von Dutzenden von Versionen. Langfristig gesehen verlieren Sie so den Wald vor lauter Bäumen nicht aus den Augen. Es gibt jedoch Zeiten, in denen Sie sich ausschließlich auf Ihren Beitrag zu einem Dokument konzentrieren müssen, ohne dass Ihre Kollegen andere Live-Änderungen an dem Dokument vornehmen.

Die Versionskontrolle von SharePoint enthält für diesen Zweck praktische Ein- und Auscheckoptionen. Sie aktivieren diese über die Bibliothekseinstellungen, wo Sie die Optionen der Versionskontrolle anpassen. Wer zuerst in das Dokument eincheckt, darf arbeiten. Es gilt also sozusagen das Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst". Seien Sie natürlich kollegial und machen Sie klare Absprachen.

Wie läuft die Versionskontrolle von Office 365 in Ihrem Unternehmen ab? Stößt Ihr Team häufig auf Fragen zu Office 365, aber Sie haben keine Möglichkeit, den Arbeitsablauf mit Schulungen zu unterbrechen?

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