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Veröffentlicht am 12/05/2021

Do's und Don'ts in Microsoft Teams

Unabhängig davon, wie Sie oder Ihr Unternehmen Microsoft Teams in den täglichen Arbeitsablauf integrieren: Es ist empfehlenswert die Dinge richtig zu machen, wenn Sie dieses Office 365-Tool benutzen. Einige würden argumentieren, dass es keinen falschen Weg gibt, Microsoft Teams zu verwenden und dass es nur davon abhängt, wofür Sie es verwenden. Auch wenn es stimmt, dass die Art und Weise, wie Unternehmen diese fantastische Anwendung einsetzen, variiert, möchten wir dennoch auf einige nützliche Do's und Don'ts hinweisen, die immer relevant sind.

Tipps für effiziente Meetings (3 Do's)

1.
Netzwerkprobleme während einer Microsoft Teams-Besprechung (oder jeder anderen Online-Besprechung) sind natürlich frustrierend. Bei der Arbeit von zu Hause aus treten diese Probleme häufig auf, weil die private Internetverbindung der meisten Haushalte nicht so leistungsfähig ist wie die im Büro. Kommt Ihnen dies bekannt vor? Der Schlüssel liegt darin, die Belastung Ihrer Verbindung auf jede erdenkliche Weise zu reduzieren, zum Beispiel:

  • Schalten Sie Ihre Webcam und alle eingehenden Videos aus.
  • Wenn Sie eine PowerPoint-Präsentation besprechen, versuchen Sie, die Datei anstelle Ihres Bildschirms freizugeben.
  • Wenn nichts hilft, versuchen Sie, eine Verbindung über Ihr Telefon herzustellen.
     

2.
Besprechungen durchzuführen ist eine Sache. Nützliche Lehren aus Besprechungen zu ziehen, ist etwas anderes. Der Schlüssel zum Erfolg ist die Qualität der Besprechungsnotizen aller Beteiligten. Wenn Sie die Qualität der Notizen verbessern wollen, binden Sie einfach alle gemeinsam in den Prozess ein. Dank Microsoft Teams gibt es zwei sehr einfache Möglichkeiten, dies zu tun:

  • Erstellen Sie eine Notizen-Wikiseite direkt aus dem Meeting. Klicken Sie auf die drei Punkte und dann auf die Option "Besprechungsnotizen". Es wird eine Wiki-Seite im Teams-Kanal erzeugt.
  • Wenn die Besprechung mit Personen stattfindet, die alle Mitglieder desselben Teams oder Kanals sind, können Sie auch ein OneNote-Notizbuch (für alle zugänglich) in diesem Kanal erstellen, bevor Sie das Meeting starten. Wenn Sie die Besprechung abhalten, laden Sie die Leute einfach ein, das Notizbuch zu öffnen. Oder lassen Sie eine Person Notizen machen und ihren Bildschirm freigeben, damit die Teilnehmer die Notizen überprüfen können.

3.
Ein relativ harmloses Problem bei Online-Besprechungen ist, dass zwei oder mehr Personen durcheinander sprechen. Aufgrund der technischen Verzögerungen bei Sprachanrufen ist es für jeden etwas schwieriger zu erkennen, wann er an der Reihe ist um zu sprechen. Unsere Empfehlung: Wenn dies passiert, könnten Sie die Situation einfach lösen durch ein Spielchen „Stein-Papier-Schere“. Der Gewinner kann weiterreden und alle einigen sich darauf, die andere Person sofort danach sprechen zu lassen.

Tipps für eine effiziente Kommunikation in Team-Kanälen (1 do’s, 2 don’ts)

1.
Einer der großen Vorteile der Teamskanäle und -gesprächsfäden ist, dass jeder einen ziemlich klaren Überblick über die Diskussionen hat. Ein weiterer ist, dass Sie bestimmte Personen markieren können, wenn Sie eine Reaktion von ihnen benötigen. Dank der Teams-Benachrichtigungen sind Sie sicher, dass die markierten Personen Ihre Nachricht lesen. Manchmal haben Sie jedoch etwas Wichtiges zu sagen, ohne zu wissen, wer genau die richtige Person für eine Reaktion ist. In diesem Fall können Sie den Kanal oder das Team mit einer Erwähnung kennzeichnen. Übertreiben Sie es aber nicht! Andernfalls untergraben Sie ungewollt den Wert dieser @-Erwähnung und die Leute werden aufhören, ihr die gewünschte Aufmerksamkeit zu schenken. 

2.
Wir kommen noch einmal darauf zurück, dass Gesprächsfäden oder Threads in Teamskanälen nützlich sind, um einen Überblick über die verschiedenen Diskussionen in der Geschichte des Kanals zu erhalten... Wenn Sie noch mehr Klarheit schaffen wollen, tun Sie Folgendes. Wann immer Sie ein neues Thema beginnen, das einen längeren Diskussionsfaden nach sich ziehen wird, fügen Sie einen Titel hinzu. Das macht es viel einfacher, das Thema später zu identifizieren, wenn Sie durch den Threadverlauf scrollen.

3.
Teams-Kanäle sind auch ein guter Ort, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Standardmäßig hat jeder Kanal, den Sie erstellen, eine Registerkarte "Dateien". Hier können Sie Ordner und Unterordner erstellen und anschließend alle Dateien hochladen, die für den Kanal relevant sind. Oft werden Sie eine bestimmte Datei integrieren in eine Diskussion. Wenn Sie dies möchten, vermeiden sie bitte um den Link zu dieser Datei einfach über „Kopieren – Einfügen“ in Ihre Nachricht einzufügen, denn ein Link ist immer sehr lang und störend in einem Beitrag.
Verwenden Sie stattdessen die Funktion "Link einfügen" aus dem Textformatierungswerkzeug, um den Link in einen Teil Ihrer Textnachricht einzufügen.

Tipps für eine effiziente Dateiverwaltung (1 do, 2 don’ts)

1.
Wir haben gerade das Teilen von Links zu Dateien in einem Kanal-Thread erwähnt. Sie wissen, dass Sie einen Link zu einer Datei direkt oder zu einem Ordner, in dem die Datei gespeichert ist, erstellen können. Das kann nützlich sein. Halten Sie jedoch Ihre Datei- und Ordnerverwaltung so einfach wie möglich. Verwenden Sie nicht zu viele Unterordner in einem Kanal und machen Sie die Ordnernamen nicht zu lang. Wenn eine Datei-URL zu lang ist, kann es zu Synchronisationsproblemen kommen.

2.
Wenn Sie häufig mit Dateien in einem Team arbeiten, sollten Sie in Erwägung ziehen, es mit Ihrem Computer zu synchronisieren. Sie können dies von der zugrunde liegenden SharePoint-Website aus tun. Verwenden Sie "Dateien bei Bedarf" in Ihren OneDrive-Einstellungen, um die Auswirkungen auf den Speicherplatz zu minimieren, den dies auf Ihrem Computer einnimmt.

3.
Benennen Sie einen Kanal nicht um. Oder tun Sie dies zumindest sehr ausnahmsweise und kommunizieren Sie klar mit den Channel-Mitgliedern. Der zugrunde liegende SharePoint-Ordner wird nämlich weiterhin den alten Namen verwenden. Das kann zu Verwirrung bei Personen führen, die die Dateien mit der Festplatte ihres Computers synchronisieren.

Tipps für effizientes Team-Management (2 do’s)

1.
Ein wichtiger Aspekt für die erfolgreiche Verwaltung Ihrer Microsoft Teams-Governance ist das Erkennen, wann ein Team und die dazugehörigen Kanäle nicht mehr genutzt werden. Wenn ein Team nicht mehr aktiv ist, archivieren Sie es. Auf diese Weise erscheint es nicht mehr in Ihrer Liste der Teams und Sie vermeiden Unordnung. Keine Sorge, die Daten sind nicht verloren. Das Team selbst wird auf schreibgeschützt gesetzt und befindet sich unter dem Zahnradsymbol neben der Schaltfläche "Team beitreten oder erstellen" auf der linken unteren Seite.

2.
Wenn Sie feststellen, dass ein Team, in dem Sie Mitglied sind, für Sie nicht mehr relevant ist (Sie sind aber nicht der Teambesitzer), verlassen Sie das Team einfach. Eine andere Möglichkeit ist, das Team auszublenden, aber nach einer Weile wird Ihre Liste der ausgeblendeten Teams unüberschaubar. Wenn das betreffende Team Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder benötigt, können Sie dem Team auch später noch beitreten, indem Sie die Schaltfläche 'Einem Team beitreten oder erstellen' verwenden.

Zeitmanagement-Tipps für Teams (3 do’s)

1.
Wenn Sie sich konzentrieren müssen, kann es schwierig sein, den kleinen roten nummerierten Punkt auf dem Teams-Symbol in der Taskleiste zu ignorieren. Wir wissen, dass dies der älteste Trick im Buch der Online-Arbeit ist, aber dennoch wird er oft vergessen. Wenn Sie durch nichts abgelenkt werden wollen, ändern Sie einfach Ihren Status auf „Nicht stören“. Solange diese Einstellung aktiv ist, werden keine neuen Benachrichtigungen angezeigt. Wenn Sie Ihren Status wieder ändern, erhalten Sie die Mitteilungen wieder. Haben Sie Angst, dass Sie vergessen, Ihren Status zu ändern und dadurch wichtige Benachrichtigungen verpassen? Das ist kein Problem. Teams ermöglicht es Ihnen, eine Dauer für die Statusänderung festzulegen.

2.
Wenn Sie wie die meisten Menschen sind, beginnen Sie Ihren Tag in Teams wahrscheinlich damit, dass Sie auf die Registerkarte „Aktivität“ gehen und die für Sie relevanten Nachrichten überprüfen. Um dies so effizient wie möglich zu nutzen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre Benachrichtigungseinstellungen zu überprüfen. Sie können diese so anpassen, dass Sie ein Gleichgewicht finden, mit dem Sie sich wohlfühlen. Schließlich ist das Ziel von Benachrichtigungen und einem Aktivitäts-Feed nicht, dass sie hierbei Zeit verlieren, indem Sie sich mit Dingen beschäftigen, die Sie letztendlich nicht wirklich interessieren.

3.
Teams enthält eine Menge nützlicher Apps. Unser letztes 'Do' dieses Artikels ist einfach: Schauen Sie sich die App "Tasks von Planner and To Do" an. Es ist eine der interessantesten Funktionen, die Ihnen hilft, Ihre Zeit und Ihre Prioritäten besser als je zuvor zu verwalten. Wie der Name schon sagt, gruppiert die App die für Sie relevanten Aufgaben aus "Planner" (Teams) und "To Do" (Outlook) neu. Sie ist auch der Ort, der Ihnen einen Überblick über alle Aufgaben gibt, die mit allen Teams verbunden sind, in denen Sie Mitglied in Microsoft Teams sind.

Wir hoffen, dass Sie zumindest einige der Tipps aufgreifen werden, um Ihren digitalen Arbeitsalltag zu verbessern. Wenn Sie Ihre digitalen Kompetenzen und die Ihrer Kollegen steigern wollen, sollten Sie unbedingt unsere OASE-Plattform in Betracht ziehen. Sie ermöglicht es Ihnen zu entdecken, wie man... so ziemlich alles macht, was es in Microsoft 365 gibt.

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