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Veröffentlicht am 03/05/2021

Erste Schritte mit Microsoft Teams

Der Einstieg in Teams, ganz zu schweigen von der Einrichtung ganzer Abteilungen in Ihrem Unternehmen, mag entmutigend erscheinen. Wie schnell werden sich die Mitarbeiter mit den Funktionalitäten vertraut machen? Wird die Anpassung wertvolle Zeit kosten? Werden sie das Collaboration-Tool so nutzen, wie es gedacht ist? Dies sind alles berechtigte Fragen. Zum Glück gibt es viele positive Antworten, die OASE für Sie bereithält.

Vielleicht fangen Sie gerade erst an mit Teams? Lassen Sie uns mit dem Anfang beginnen. In diesem Artikel werden wir Sie mit einer kurzen Tour durch einige praktische Grundlagen von Microsoft Teams führen.

Die Aktivitätsliste mit Benachrichtigungen

Wenn Sie Ihre Microsoft Teams-Anwendung öffnen, sollten Sie sich als erstes die Aktivitäten ansehen. Dies ist eine Liste mit allem, was für Sie relevant ist, unabhängig davon, in welchem Team es gepostet wurde. Alle Beiträge, in denen Sie erwähnt wurden, werden hier angezeigt. Das gilt sowohl für persönliche Mitteilungen als auch für Erwähnungen eines Teams, in dem Sie Mitglied sind. Sie werden jeweils benachrichtigt, wenn eine neue Aktivität in die Liste aufgenommen wird. Sie möchten lieber nicht von diesen Benachrichtigungen unterbrochen werden? Das ist kein Problem.

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie sich benachrichtigen lassen können, oder Sie können die Benachrichtigungen ganz abschalten. Wählen Sie weise. Öffnen Sie "Benachrichtigungen" in den Einstellungen Ihres Aktivitätsfeeds. Hier können Sie wählen, ob Sie per E-Mail benachrichtigt werden möchten, und wie häufig Sie darüber benachrichtigt werden möchten.

Für die Benachrichtigungen, die Sie in der Teams-Anwendung selbst erhalten, können Sie wählen, ob Sie eine Vorschau der jeweiligen Aktivität sehen möchten und ob Sie mit einem Ton benachrichtigt werden möchten oder nicht. Ebenfalls nützlich ist die Auswahl, für welche Art von Aktivitäten Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten: für alle, nur für die, in denen Sie erwähnt werden oder etwas dazwischen. Neben den Aktivitäten in Teams können Sie Ihre Benachrichtigungen auch für Chatnachrichten, Besprechungen und sogar für bestimmte Personen einrichten, denen Sie etwas genauer folgen möchten. Das kann zum Beispiel praktisch sein, um jemanden zu unterstützen, der gerade erst in Ihr Team aufgenommen wurde.

Teams: Der Name spricht für sich

Bei Microsoft Teams geht es darum, die Zusammenarbeit und Kommunikation so effektiv wie möglich zu organisieren. Mit anderen Worten, es geht darum, als... nun ja, Team zusammenzuarbeiten.

Eine Übersicht über alle Teams, in denen Sie Mitglied sind, finden Sie über die Schaltfläche "Teams". Auf der linken Seite des Bildschirms befindet sich eine Liste der Teams und ihrer verschiedenen Kanäle, während in der Mitte des Bildschirms die Inhalte des ausgewählten Teams angezeigt werden. Standardmäßig werden nach dem Anklicken eines Kanals innerhalb de Teams die Beiträge angezeigt, über die die Teammitglieder bisher kommuniziert haben. Eine weitere Registerkarte, die standardmäßig in jedem Team vorhanden ist, ist "Dateien". Sie können weitere Registerkarten nach Belieben oder Bedarf hinzufügen, indem Sie auf das '+' am Ende der Registerkarten-Liste klicken. Teams schlägt eine Vielzahl von Optionen vor, aus denen Sie wählen können. Sie finden neben allen Office365 Programmen auch eine lange Liste anderer Anwendungen. Sie können sogar Websites auswählen!

Wenn Ihre Liste der Teams zu umfangreich wird, um den Überblick zu behalten, können Sie die Teams, die für Sie nicht mehr relevant sind, entweder stehen lassen oder sie ausblenden. Alle Ihre ausgeblendeten Teams werden von Ihrer Liste getrennt und unter der eingeklappten Liste mit dem Namen "Ausgeblendet", am unteren Rand Ihrer Übersicht, platziert.

Es ist sinnvoll, die Liste hin und wieder aufzuklappen, um alle ausgeblendeten Teams zu sehen, besonders wenn Sie die Benachrichtigung für Ihre ausgeblendeten Teams ausgeschaltet haben. Auf diese Weise bleiben Sie auf dem Laufenden.

Im Gegensatz zu den Teams, die Sie ausblenden, werden Sie feststellen, dass bestimmte andere Team-Kanäle für Sie sehr relevant sind, weil Sie sie mehrmals am Tag besuchen. In diesem Fall ist es sinnvoll, den Kanal anzuheften. Angeheftete Kanäle erscheinen immer ganz oben in der Übersichtsliste.

 

So richten Sie Teambesprechungen ein

An den meisten Arbeitsplätzen halten Teams von Zeit zu Zeit Besprechungen ab. In Zeiten von COVID-19 sind Microsoft Teams Meetings wohl die häufigste Form von Besprechungen. Die meisten Leute denken, dass sie diese mit Hilfe ihrer Agenda in Outlook einrichten müssen. Microsoft Teams erleichtert das Einrichten jedoch ganz erheblich.

Sowohl in versteckten als auch in sichtbaren Teams können Sie ein Meeting in einem bestimmten Kanal einrichten. Damit laden Sie automatisch alle ein, die Mitglied in diesem Team sind, und sparen sich die Zeit, alle Personen einzeln einzuladen.

Alle Ihre Besprechungen sind in Ihrem Teams-Kalender sichtbar. Diejenigen, auf die Sie noch nicht reagiert haben, werden mit einem streifenförmigen Balken auf der linken Seite angezeigt, wie eine Zuckerstange. Wenn Sie auf die Besprechung klicken, sehen Sie deren Details und können antworten, ohne Ihr Outlook öffnen zu müssen. Wenn Sie die Besprechung angenommen haben, wird der gestreifte Balken einfarbig, während das Ablehnen der Besprechung diese aus Ihrem Kalender entfernt, damit sie keinen Platz mehr einnimmt. Wenn die Besprechung abgesagt wird, wird der Balken weiß und die Details werden durchgestrichen. Ein abgesagtes Meeting wird nicht automatisch aus Ihrem Kalender entfernt, aber Sie können dies manuell mit zwei einfachen Klicks tun.

Dabei belassen wir es für den Moment. Experimentieren Sie auf jeden Fall mit diesen grundlegenden Funktionalitäten von Teams. Sie werden mit großer Wahrscheinlichkeit im Arbeitsalltag nützlich sein.

Für den Fall, dass Sie weitere Fragen haben oder ein paar Schritte weiter gehen wollen, um die Aneignung von Microsoft Teams wirklich zu steigern: OASE bietet eine Vielfalt von Videos und Lernkursen an. Schauen Sie sich diese unbedingt an.

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