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Veröffentlicht am 23/09/2020

Praktische Office 365-Tools für fünf Arten von Kollegen

Jedes Team hat Mitarbeiter mit unterschiedlichen Qualitäten und Spezialitäten. Dank Office 365 haben sie Zugriff auf viele Anwendungen. Die meisten davon sind allgemein bekannt. Aber nutzt wirklich jeder die Office 365-Tools optimal? Office 365 bietet viele überraschende Tools, die auf nahezu jeden Kollegen zugeschnitten sind. Im Folgenden erklären wir kurz fünf, die Sie miteinander teilen können.

Für Kollegen, die nicht gerne schreiben: Diktieren mit Outlook, OneNote und Word

Sie haben manchmal diese Tage: Besprechungen, Besprechungen… und nochmals Besprechungen. Das bedeutet auch, viele Notizen machen. Handschriftliche Notizen gehen oft verloren oder sind am nächsten Tag nicht mehr lesbar. Außerdem beherrscht natürlich nicht jeder das Zehnfingersystem.

Aus diesem Grund beinhalten heutzutage mehrere Office 365-Tools eine Diktierfunktion: beispielsweise Word, Outlook und die Windows 10-Version von OneNote. Einen Versuch wert, oder?

Für den recherchierenden Kollegen: Gruppenformulare in Microsoft-Teams

Microsoft Forms ist ein anerkanntes Office 365-Tool zum schnellen und effizienten Erstellen von Umfragen. Um die richtigen Fragen zu stellen, ist häufig das Fachwissen mehrerer Teammitglieder erforderlich. Machen Sie kein Drama daraus, indem Sie Dutzende von Versionen hin und her schicken. Nutzen Sie Microsoft Teams.

Wenn Sie ein Formular in einem Team erstellen, kann es von allen Mitgliedern direkt bearbeitet werden. Sie müssen nicht einmal separate Rechte zuweisen. Sie können Ihre Gruppenformulare auch über die Formular-App abrufen.

Für den Remote-Kollegen: "Gruppen" in Outlook Online

Viele Teams arbeiten heutzutage häufiger verteilt als je zuvor. Einige Kollegen waren sowieso schon viel unterwegs. Denken Sie nur an die Handelsvertreter. Sie haben viele wichtige Beiträge, die sie mit dem Rest des Teams teilen können.

Um diesen Input über die richtigen Kanäle bereitzustellen, reicht es aus, dass diese Person den Abschnitt "Personen" in Outlook Online öffnet und unter der Kategorie "Gruppen" nachschaut, deren Eigentümer oder Mitglied er ist. Wenn das kein praktisches Office 365-Tool ist!

Für den präsentierenden Kollegen: die Präsentations-AI von PowerPoint online

Früher oder später wird es wieder soweit sein: eine wichtige Präsentation für den Kunden, die Ihr Team schon so lange präsentieren wollte. Alles ist klar. Die PowerPoint wurde erstellt. Jetzt muss die Botschaft noch überzeugend vermittelt werden.

Angenommen, Ihr Vertreter, der die Präsentation hält, möchte sie vorher üben, hat aber kein Testpublikum… Kein Problem! PowerPoint Online enthält eine Präsentations-AI, die dabei hilft. Wie funktioniert es? Sie halten einfach Ihre Präsentation. Der AI analysiert und Sie optimieren unter anderem Ihre Sprechgeschwindigkeit und die Verwendung von Füllwörtern. Dieser Kunde gehört Ihnen!

Für den präzisen Kollegen: Dateinamen in OneDrive und SharePoint ändern

Wir alle kennen einen: Einen präzisen Kollegen, der immer dafür sorgt, dass die Dateien ordentlich organisiert und korrekt benannt werden. Und das ist gut so! Glücklicherweise muss diese Wachsamkeit nicht auf lokal gespeicherte Dateien beschränkt sein.

Auch in OneDrive oder SharePoint Online ist es super einfach, alles zu organisieren und Dateinamen zu ändern: Mit einem Klick. Oben auf dem Bildschirm klicken Sie auf den Namen der Datei. Dann erscheint ein zusätzliches Fenster, in dem Sie einfach den Namen ändern.

Welches Office 365-Tool werden Sie auf jeden Fall mal testen?

Lass Sie es uns wissen! Oder möchten Sie und Ihr Team selbst relevante und praktische Lösungen in Office 365 entdecken? Kontaktieren Sie uns. Dann stellen wir Ihnen gerne unsere OASE-Plattform vor.

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