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Posté le 19/10/2020

5 astuces de présentation en ligne pour PowerPoint sur Office 365

Les présentations : qu'on les aime ou pas, des fois il faut les faire. Avant, tout se passait dans la salle de réunion. Aujourd'hui, nous faisons souvent nos présentations à la maison, devant notre caméra. Certaines personnes y voient un avantage, d'autres un inconvénient.  Une chose est indéniable : les dynamiques sont différentes. Heureusement, Office 365 offre de nombreux outils utiles pour porter vos présentations à un niveau sans précédent.  Sur cette base, nous avons préparé une liste de cinq conseils pratiques pour vos présentations en ligne.

Astuce de présentation en ligne 1 : Moins, c'est plus

C’est une vérité universelle qui s'applique à toute présentation, tant au bureau qu'en ligne. Dans une présentation en ligne, cependant, elle est encore plus importante. Après tout, vous n'avez aucun contrôle physique sur la capacité d'attention de votre public. Vous ne savez pas ce qui se passe autour d'eux et vous ne savez pas si d'autres applications sur leur ordinateur exigent de l'attention. Votre concision est donc essentielle.

Évitez les diapositives contenant beaucoup de texte. Travaillez avec des images, mais n'en faites pas trop.  L'équilibre idéal est souvent une image suivie d'une phrase d'accompagnement ou même d'un mot. C'est vous qui expliquez. La présentation PowerPoint vous sert de guide.

Limitez également la longueur de votre présentation orale. Avez-vous prévu une réunion d'une heure ? Dans ce cas, visez plutôt une demi-heure de temps de parole. Cela laisse de la place pour les interruptions souvent inévitables et surtout pour les questions des participants. La qualité de cette interaction détermine souvent si votre présentation a été un réel succès.

 

Astuce de présentation en ligne 2 :  Faites travaillez PowerPoint à votre place

Microsoft se rend compte que chacun est différent et possède des talents spécifiques. Préparer et donner des présentations n'est pas l'activité préférée de chacun. C'est pourquoi vous pouvez compter sur plusieurs outils PowerPoint pratiques.

Vous voulez ajouter des éléments visuels mais vous manquez d'inspiration ? Alors, sous l'onglet Insértion, vous pouvez choisir le bouton Images pour des images de stock gratuites. Le bouton Icônes vous donne ensuite accès à un arsenal de dessins amusants, ou même à des personnes sur un fond transparent.

Pour rendre vos diapositives qui sont plus textuels un peu plus accessibles, vous pouvez utiliser le bouton Idées de conception sous l'onglet Création. Quelques clics plus tard, vos diapositives auront un aspect beaucoup plus professionnel et attrayant.

Enfin, vous pouvez également utiliser le bouton Zoom sous l'onglet Insertion pour créer facilement une diapositive d'aperçu. Celle-ci affichera des liens vers les diapositives que vous avez sélectionnées. De cette façon, vous pouvez facilement passer d'une partie de votre présentation à une autre.

 

Astuce de présentation en ligne 3 : Soyez préparé et utilisez le coach de présentation PowerPoint

Nerveux à l'idée de faire cette présentation ? Si vous travaillez à domicile, il se peut qu'une personne présente puisse servir de public test. Ce genre de répétition peut faire des miracles. Cependant, il se peut que vous soyez la seule personne de votre foyer à travailler à domicile. Heureusement, même dans ce cas, vous n'êtes pas seul, grâce à ce conseil de présentation en ligne :

Utilisez le Présenter Coach sur la version online de PowerPoint. Il écoutera littéralement votre présentation orale et vous donnera ensuite un rapport avec les points d’amélioration. Par exemple, il signale l'utilisation excessive de mots vides et identifie si vous lisez trop littéralement le texte qui se trouve sur vos diapositives PowerPoint. 

Cette application d’intelligence artificielle est souvent encore plus utile que les collègues, la famille ou les amis, car elle ne mâche pas ses mots. Vous obtenez un feedback clair sur vos points faibles.

Astuce de présentation en ligne 4 : Pensez au-delà de PowerPoint

Si vous faites une présentation en ligne, n'oubliez pas de réfléchir à ce que vous allez montrer pour renforcer votre présentation. Pensez également à la possibilité de sortir des sentiers battus, dans ce cas : sortir de votre présentation PowerPoint. Peut-être existe-t-il un site web ou une application qui transmet votre message plus clairement que vous ne pourriez le faire sur une diapositive PowerPoint ? Il est également possible qu'un membre de votre public fasse référence à une source externe lors d'une interaction. Il est parfois utile de la consulter.

Par conséquent, partagez tout votre écran au lieu de vous contenter de votre écran PowerPoint lorsque vous faites une présentation en ligne. De cette façon, vous pouvez passer d'une fenêtre à l'autre en toute flexibilité. N'oubliez pas de désactiver les applications qui peuvent envoyer des notifications, ou utilisez l’assistant de concentration, dans Windows 10 pour masquer les notifications inutiles. De cette façon, vous ne perturberez pas le déroulement de votre présentation.

N'oubliez pas non plus que votre webcam joue un rôle dans votre présentation. Parfois, le partage de votre caméra et de votre écran ne fonctionne pas de manière optimale. C'est généralement dû au fait que votre réseau a beaucoup de données à traiter et ne peut pas suivre, pour ainsi dire. Est-ce que tout va trop lentement ? Alors éteignez votre caméra. Avez-vous encore besoin que votre public vous voie ? Alors, partager votre présentation sous forme de fichier est une alternative possible.

 

Astuce de présentation en ligne 5: Interagissez avec votre public

Lorsque vous faites une présentation depuis la maison, vous n'avez pas de contact direct avec votre public. Et même si vous vous voyez via la webcam, votre interaction perd en résolution.

Pour équilibrer les choses, nous vous recommandons d'ajouter de temps en temps un élément interactif, comme une question intéressante. Avec une simple question oui/non, votre public peut même virtuellement lever la main (par exemple dans Microsoft Teams). Vous pouvez également ajouter un questionnaire dans votre présentation PowerPoint et demander à votre public de le remplir en direct.

En parlant d'interaction : PowerPoint Online dispose également d'une fonction « Live presentations ». Votre public s'inscrit alors à la présentation grâce à un code QR. Ils suivent les diapositives via leur smartphone ou leur tablette tandis que Microsoft Teams (ou un autre outil) sur leur PC ne sert qu'à se voir. En d'autres termes, l'accent est encore plus mis sur l'interaction humaine, tandis que les diapositives servent principalement de support. La présentation en direct via le code QR génère aussi automatiquement des sous-titres et offre la possibilité à chaque participant d'afficher directement la traduction.

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