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Posté le 22/02/2021

5 situations et conseils pour optimiser votre gestion des versions dans Office 365

Nous avons déjà tous eu l'expérience : éditer un document important et tout d'un coup : pouf ! quelque chose ne va pas. L'ordinateur tombe en panne ou, pendant une courte seconde d'inattention, vous fermez la fenêtre dans laquelle vous travailliez. Ceux qui ont fait le pas vers OneDrive for Business, Microsoft Teams ou Microsoft SharePoint ces dernières années ne perdent généralement pas le sommeil devant ce genre de cauchemar. Après tout, les programmes appliquent automatiquement le contrôle de version. Régulièrement une version de votre document est sauvegardée en tant que backup.

C'est très pratique, mais nous vous recommandons tout de même de rester conscient du contrôle de version. Pensez par exemple aux scénarios suivants :

Gérer les versions dans l'Office 365 - Scénario 1 : « La version b »

Vous préparez une présentation PowerPoint pour convaincre un client ou un manager. Seulement, vous n'avez pas encore trouvé les arguments clés que vous allez vraiment mettre en avant. Vous aimeriez donc tester deux versions différentes de votre présentation avec un collègue.

Votre cerveau créatif travaille dur, créant ainsi votre « version b ». Cela entraîne beaucoup de copier-coller et de changements de place d’éléments. Avant que vous ne vous en rendiez compte, il ne reste pas grand-chose de votre version originale. Épargnez-vous des frustrations et gagnez du temps. Enregistrez votre document sous un autre nom dès que vous commencez à travailler sur votre deuxième version. De cette façon, vous ne perdrez rien.

Gérer les versions dans l'Office 365 - Scénario 2: « l’indécision »

Vous travaillez sur un devis sur Microsoft Word. Le fichier est enregistré sur OneDrive, Teams ou SharePoint. Vous formulez chaque phrase de la manière la plus claire et la plus colorée possible. Après un certain temps, vous commencez à douter que le texte de votre devis n’était finalement pas un peu plus clair il y a 15 minutes....

Comptez alors sur le contrôle de version d'Office 365. Vos modifications sont suivies automatiquement. Vous pouvez donc rappeler une ancienne version du fichier à tout moment. Vous avez même la possibilité d'afficher les deux versions côte à côte, en indiquant les différences.

Gérer les versions dans l'Office 365 - Scénario 3: « Ne touchez pas! »

Un autre jour (on suppose un mercredi), vous n'êtes pas indécis. Au contraire, vous êtes très confiant dans votre travail. Vous venez d'écrire la version parfaite d'un document. Maintenant, vous voulez bien sûr éviter que vous ou un collègue, demain ou après-demain, décide de finalement encore changer quelque chose. 

Allez dans le menu Fichier, cliquez sur Info, puis sur Protéger le document et sélectionnez l'option Toujours ouvrir en lecture seule.

Gérer les versions dans l'Office 365 - Scénario 4: « Filtrer en toute sécurité »

Un jour, vous travaillez dans un fichier Excel (et oui,, vous êtes polyvalent(e)). Vous voulez utiliser le filtre Excel et les fonctions de tri. Cela vous permettra d'avoir une vue d'ensemble claire des seules données qui vous concernent. Cependant, votre collègue doit faire quelques ajouts à la liste des données en même temps. Vous devez maintenant travailler chacun dans une version différente du fichier ?

La réponse est non. Il n'y a pas de contrôle de version concret. Office 365 a une solution plus simple. Il suffit d'activer brièvement l'option Affichage tableau. Vous la trouverez sous l'onglet Affichage. De cette façon, vous pouvez filtrer sans affecter votre collègue.

Gérer les versions dans l'Office 365 - Scénario 5: « Premier arrivé, premier servi »

En collaborant avec les membres de l'équipe sur un même document, vous évitez de créer des dizaines de versions. À long terme, cela évite de perdre de vue la forêt pour les arbres. Cependant, il arrive que vous deviez vous concentrer uniquement sur votre contribution à un document sans que vos collègues n'apportent d'autres modifications en direct au document.

Le contrôle de version de SharePoint contient des options pratiques de connexion à cet effet. Vous les activez via les paramètres de la Bibliothèque, où vous ajustez les options de contrôle de version. La personne qui vérifie le document en premier se met au travail. Vous appliquez donc en quelque sorte le principe du "premier arrivé, premier servi". Bien entendu, soyez collégial et mettez-vous d’accords sur base de principes clairs.

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