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Posté le 12/05/2021

À faire et à ne pas faire en Microsoft Teams

Quelle que soit la manière dont vous ou votre organisation mettez en œuvre Microsoft Teams dans le flux de travail quotidien, il est important de faire les choses correctement lors de l'adoption de cet outil Office 365. Certains diront qu'il n'y a pas de mauvaise façon d'utiliser Microsoft Teams et que cela dépend simplement de votre objectif. Même s'il est vrai que la façon dont les organisations déploient cette fantastique application varie, nous aimerions insister sur certaines choses qui sont selon nous absolument à faire et à ne pas faire, en espérant que ce soit pertinent pour vous.

Conseils pour des réunions efficaces (3x à faire)

1.
Des problèmes de réseau pendant une réunion Microsoft Teams (ou toute autre réunion en ligne) sont tout simplement frustrants. Si vous travaillez à domicile, ces problèmes ont tendance à se produire parce que la connexion internet privée de la plupart des gens n'est pas aussi puissante que celle du bureau. Quand vous rencontrez des difficultés, la solution consiste à réduire la charge sur votre connexion de toutes les manières possibles, par exemple :

  • Éteignez votre webcam et toute vidéo entrante.
  • Lorsque vous suivez un PowerPoint, partagez le fichier plutôt que votre écran.
  • Si rien ne marche, essayez de vous connecter via votre téléphone.

2.
Organiser des réunions est une chose. Tirer des enseignements utiles des réunions en est une autre. La clé du succès réside dans la qualité des notes prises par chacun. Si vous voulez améliorer la qualité des notes, commencez par impliquer tout le monde dans le processus. Il existe deux façons très simples d'y parvenir, grâce à Microsoft Teams :

  • Créez une page wiki directement à partir de la réunion sur Teams. Cliquez sur les trois points, puis sur l'option « Notes de réunion ». Cela générera une page wiki dans le canal Teams.
  • Si la réunion se déroule avec des personnes qui sont toutes membres de la même Équipe ou du même canal, vous pouvez également créer un bloc-notes OneNote (accessible par tous) dans ce canal avant de commencer la réunion. Lorsque vous organisez la réunion, il vous suffit d'inviter les gens à l'ouvrir. Vous pouvez aussi demander à une personne de prendre des notes et de partager son écran afin que les participants puissent valider ce qui est écrit.

3.
Un piège innocent des réunions en ligne est de laisser deux ou plusieurs personnes se parler par-dessus l'autre. En raison de ce qui s’appelle la « voice call latency », il est un peu plus difficile d'anticiper son tour de parole. Notre recommandation : éliminez le risque potentiel d'une telle situation en introduisant quelque chose d'aussi simple qu’un shifumi ou « pierre-papier-ciseaux ». Le gagnant peut continuer à parler et tout le monde accepte de laisser l'autre personne parler immédiatement après.

Conseils de communication sur les canaux Teams (1x à faire, 2x à ne pas faire)

1.
L'un des grands avantages des canaux et des fils de discussion d'équipes est qu'ils donnent à chacun une vue d'ensemble assez claire des discussions. Un autre avantage est que vous pouvez marquer des personnes spécifiques lorsque vous avez besoin d'une réaction de leur part. Grâce aux notifications de Teams, vous êtes sûr qu'elles liront votre message. Cependant, il arrive que vous ayez quelque chose d'important à dire sans savoir exactement qui est la bonne personne pour réagir. Dans ce cas, vous pouvez tagger/mentionner le canal ou l'équipe. N'en faites pas trop ! Sinon, vous saperez involontairement la valeur de cette mention et les gens cesseront d'y prêter attention. 

2.
Pour en revenir au fait que les fils de discussion dans les canaux Teams sont utiles pour avoir une vue d'ensemble des discussions distinctes tout au long de l'histoire du canal... Si vous voulez apporter encore plus de clarté, faites ce qui suit. Chaque fois que vous commencez un nouveau sujet qui est destiné à entraîner un long fil de discussion, ajoutez un titre. Cela rendra la discussion beaucoup plus facile à retrouver plus tard en parcourant l'historique des discussions.

3.
Les canaux Teams sont également un bon endroit pour collaborer ensemble sur des documents. Par défaut, chaque canal que vous créez comporte un onglet « Fichiers ». Vous pouvez y créer des dossiers et des sous-dossiers, puis télécharger tous les fichiers pertinents pour le canal. Souvent, vous voudrez créer un lien vers un fichier spécifique dans un fil de discussion. Dans ce cas, évitez de simplement copier-coller le lien dans votre message car il est toujours très long et encombrera donc l’information que vous essayez de transmettre. Utilisez plutôt la fonction « Insérer un lien » de l'outil de formatage du texte pour appliquer le lien à une partie de votre message.

Conseils pour une gestion efficace des fichiers (1x à faire, 2x à ne pas faire)

1.
Nous venons d'évoquer le partage de liens vers des fichiers dans un fil de discussion du canal. Sachez que vous pouvez créer un lien vers un fichier directement ou vers un dossier dans lequel le fichier est sauvegardé. Cela peut être utile. Cependant, simplifiez votre gestion des fichiers et des dossiers un maximum. N'utilisez pas trop de sous-dossiers dans un canal et ne rendez pas les noms de dossiers trop longs. Si l'URL d'un fichier est trop longue, elle peut entraîner des problèmes de synchronisation.

2.
Si vous travaillez fréquemment avec des fichiers dans une Équipe, envisagez de synchroniser avec votre ordinateur. Vous pouvez le faire à partir du site SharePoint sous-jacent. Utilisez « Fichiers à la demande » dans vos paramètres OneDrive afin de minimiser l'impact sur l'espace occupé sur votre ordinateur.

3.
Ne renommez jamais un canal. Ou du moins, faites-le seulement très exceptionnellement et communiquez clairement avec les membres du canal. Le dossier SharePoint sous-jacent utilisera toujours l'ancien nom. Cela peut être source de confusion pour les personnes qui synchronisent les fichiers sur le disque dur de leur ordinateur.

Conseils pour une gestion efficace des Équipes (2x à faire)

1.
Un aspect important de la gestion réussie de votre gouvernance de Microsoft Teams est de vous réaliser quand une équipe et ses canaux correspondants ne sont plus utiles. Lorsqu'une équipe n'est plus active, archivez-la. De cette façon, elle n'apparaît plus dans votre liste d'Équipes et vous évitez le désordre. Ne vous inquiétez pas, les données ne sont pas perdues. L'Équipe elle-même sera mise en lecture seule et se trouve sous l'icône d'engrenage à côté du bouton "Rejoindre ou créer une équipe", en bas à gauche.

2.
Lorsque vous réalisez qu'une Équipe dont vous êtes membre n'est plus pertinente pour vous (mais vous n'en êtes pas le propriétaire), quittez simplement cette Équipe. Une autre option consiste à cacher l'Équipe, mais au bout d'un certain temps, votre liste d'Équipes cachées deviendra ingérable. Si l'Équipe en question a besoin de vous ultérieurement, vous pouvez toujours la rejoindre en utilisant le bouton "Rejoindre ou créer une équipe".

Conseils de gestion du temps dans Teams (3 do’s)

1.
Lorsque vous avez besoin de vous concentrer, il peut être difficile d'ignorer ce petit point rouge numéroté sur l'icône Teams dans la barre des tâches. Nous sommes conscients que l’astuce pour travailler en ligne suivante est la plus vieille de toutes. Pourtant, les gens semblent l'oublier. Lorsque vous ne voulez pas être distrait par quoi que ce soit, il suffit de changer votre statut en « Ne pas déranger » (Do not disturb). Aucune nouvelle notification n'apparaîtra pendant ce temps. Lorsque vous changerez à nouveau votre statut, vous les recevrez. Vous avez peur d'oublier de changer votre statut et de manquer des notifications importantes ? Aucun problème. Teams vous permet de définir une durée pour la période de statut.

2.
Si vous êtes comme la plupart des gens, vous commencerez probablement votre journée dans Teams en visitant l'onglet Activité et en vérifiant les nouvelles qui vous concernent. Pour utiliser cet onglet aussi efficacement que possible, prenez le temps de passer en revue vos paramètres de notification. Vous pouvez les personnaliser pour trouver un équilibre qui vous convienne. Après tout, le but des notifications et de ce flux d'activités n'est pas de perdre du temps chaque matin, en passant en revue des éléments qui, au final, ne vous intéressent pas vraiment.

3.
Teams contient un grand nombre d'applications utiles. La dernière chose à faire dans cet article est simple : Allez découvrir l'application Tasks by Planner and To Do. Il s'agit de l'une des fonctionnalités les plus intéressantes pour vous aider à gérer votre temps et vos priorités, mieux que jamais. Comme son nom l'indique, l'application regroupe les tâches de "Planner" (Teams) et "To Do" (Outlook) qui vous concernent. C'est également l'endroit qui vous donne un aperçu de tous les tableaux de tâches associés à toutes les Équipes dont vous êtes membre dans Microsoft Teams.

Nous espérons que vous retiendrez au moins quelques-uns de ces conseils pour optimiser votre vie professionnelle numérique quotidienne. Si vous et vos collègues voulez mieux adopter les outils numériques à votre disposition, considérez notre plateforme OASE. Elle vous permet de découvrir comment faire... et ben, à peu près tout ce qui existe dans Microsoft 365.

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