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Posté le 03/05/2021

Bien démarrer sur Microsoft Teams

Commencer à utiliser Teams, sans parler de la mise en place de l’outil pour des départements entiers dans votre organisation… Cela peut sembler décourageant. Combien de temps faudra-t-il pour que les gens s'approprient les fonctionnalités ? L'adaptation va-t-elle coûter du temps précieux ? Utiliseront-ils cet outil de collaboration comme il se doit ? Autant de questions pertinentes. Heureusement, les réponses positives que OASE réserve à ses membres sont nombreuses.

Ce n’est pas impossible que vous-même aussi vous êtes encore totalement novice en matière de Teams. Alors, commençons par le début. Dans cet article, nous vous proposons une introduction de  quelques éléments de base sur Microsoft Teams.

La liste des activités et ses notifications

Lorsque vous ouvrez votre application Microsoft Teams, la première chose que vous devriez vérifier est l’activité. Il s'agit d'une liste de tout ce qui vous concerne, quelle que soit l'équipe (la « Team ») dans laquelle le message a été publié. Chaque message dans lequel vous ou l'une des équipes dont vous êtes membre est mentionné apparaît ici. Vous serez averti lorsqu'une nouvelle activité est ajoutée à la liste. Vous préférez ne pas être interrompu par ces notifications ? Pas de problème.

Il existe de nombreuses façons d'être notifié et il est également possible de désactiver complètement les notifications. Choisissez judicieusement. Ouvrez « Notifications » dans les paramètres de votre flux d'activités. Vous pouvez y choisir d'être informé par e-mail de ce que vous avez raté lorsque vous étiez absent de Teams et vous pouvez choisir la fréquence à laquelle vous souhaitez être informé.

Pour les notifications que vous recevez dans l'application Teams elle-même, vous pouvez choisir de voir ou non un aperçu de l'activité concernée et d'être alerté par un son ou non. Il est également utile de choisir pour quel type d'activités vous souhaitez recevoir des notifications : pour toutes les activités, uniquement celles dans lesquelles vous êtes mentionné ou quelque chose entre les deux. Outre les activités dans Teams, vous pouvez également configurer vos notifications pour les messages de chat, les réunions et même pour des personnes spécifiques que vous souhaitez suivre d'un peu plus près. Cela peut être pratique pour aider une personne qui vient de rejoindre votre équipe, par exemple.

Vos équipes dans Teams!

Microsoft Teams a pour but d'organiser la collaboration et la communication de la manière la plus efficace possible. En d'autres termes, il s'agit de travailler ensemble comme... eh bien, comme une vraie équipe !

L'onglet « Équipes » donne un aperçu de toutes les équipes dont vous êtes membre. Sur le côté gauche de votre écran se trouve une liste des équipes et de leurs différents canaux, tandis que le centre de votre écran affiche le contenu de l’équipe sélectionnée. Par défaut, le contenu d'un canal visualisé lorsque vous cliquez dessus sont les publications (des messages donc) autour desquels les membres de l'équipe ont communiqué jusqu'à présent. Un autre onglet de contenu présent par défaut dans chaque équipe est « Fichiers ». Vous pouvez ajouter d'autres onglets comme vous le souhaitez ou selon vos besoins en cliquant sur le "+" à la fin de votre liste d'onglets. Teams vous proposera une grande variété d'options parmi lesquelles choisir, y compris, mais sans s'y limiter, toutes les applications Office 365. Vous pouvez même ajouter des sites Web !

Si votre liste d’équipes devient trop longue pour garder une vue claire, vous pouvez soit quitter les équipes qui ne sont plus pertinents pour vous, soit les masquer. Toutes vos équipes cachées sont séparées de votre liste et placées sous la liste réduite nommée « Caché », au bas de votre aperçu.

Il est utile de déplier la liste pour voir toutes les équipes que vous avez masquées de temps en temps, surtout si vous avez désactivé la notification pour vos équipes masquées. De cette façon, vous restez au courant de ce qui se passe.

Contrairement aux équipes que vous décidez de masquer, vous remarquerez que certains autres canaux d'équipes sont très pertinents pour vous, car vous les visitez plusieurs fois par jour. Dans ce cas, il est utile d'épingler le canal. Les canaux épinglés apparaissent toujours en haut de la liste d'aperçu.

 

Comment organiser des réunions dans Teams

Dans la plupart des lieux de travail, les équipes organisent des réunions, au moins de temps en temps. À l'heure du COVID-19, les réunions prennent probablement la forme d’une réunion en Microsoft Teams. La plupart des gens pensent qu'ils doivent organiser celles-ci en utilisant leur agenda dans Outlook. Or, Microsoft Teams facilite grandement l'organisation de ces réunions.

Dans les équipes visibles et cachées, vous pouvez organiser une réunion dans un canal spécifique. Ce faisant, vous invitez automatiquement tous les membres de cette équipe, ce qui vous évite d'avoir à les inviter individuellement.

Toutes vos réunions sont visibles dans votre calendrier Teams. Celles auxquelles vous n'avez pas encore répondu s'affichent avec une barre à rayures sur le côté gauche, comme un sucre d'orge. Si vous cliquez sur la réunion, vous verrez ses détails et vous pourrez y répondre sans avoir à vous rendre dans votre Outlook. Si vous avez accepté la réunion, la barre rayée se transforme en couleur unie, tandis que le fait de rejeter la réunion la supprimera de votre calendrier afin qu'elle ne prenne pas de place. Si la réunion est annulée, la barre devient blanche et les détails sont barrés. Une réunion annulée n'est pas automatiquement supprimée de votre calendrier, mais vous pouvez le faire manuellement en deux clics.

Restons-en là pour l'instant. N'hésitez pas à expérimenter avec ces fonctionnalités de base de Teams. Il est fort probable qu'elles vous seront utiles au quotidien.

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez aller plus loin et stimuler réellement l'adoption de Microsoft Teams :
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